VisitDenmark reducerer mailbokse med 63 %

VisitDenmark er en marketingorganisation, hvor brugerne har tunge mails med billedfiler og store attachments. Mail serveren var derfor efterhånden ved at koge over, og it-afdelingen indførte et loft på 250MB pr. bruger for at begrænse belastningen af serveren. Dette var både til frustration for medarbejderne og it-afdelingen. Flere medarbejdere havde svært ved at overholde loftet og brugte op til en halv time hver uge på at rydde op. Samtidig måtte it-afdelingen bruge tid på at håndtere henvendelser fra frustrerede brugere, som ønskede mere plads.

En skrue uden ende

It-drifts- og systemansvarlig Thomas Thomsen fra VisitDenmark beskriver den daværende situation som en skrue uden ende. "Det var et spørgsmål om tid, før alle mailbokse ville flyde over," forklarer han. "I det hele taget tog det utrolig meget tid at opfylde brugernes forventninger og forsøge at holde alle glade. For eksempel var det en større sag at genfinde en mail i backuppen, hvis en bruger var kommet til at slette den."

Billigere og mere sikker

It-afdelingen satte flere tiltag i værk for at aflaste serveren og sikre maildata. For eksempel brændte de mails fra opsagte medarbejdere ud på CD'er. Med mailarkiveringen IBM Content Collector er det blevet meget nemmere at håndtere mails, og indholdet af postkasser på Microsoft Exchange serveren er reduceret med 63 %. VisitDenmark arkiverer ganske enkelt efter nogle standardregler med hensyn til alder, hvor en mail bliver arkiveret første gang, når den er ældre end 3 uger. Fordelen ved at arkivere er, at data lægges over på en anden server, som har billigere og lidt langsommere diske. På den måde aflastes mail serveren, og data opbevares på en billigere og mere sikker måde.

læs mere om IBM Content Collector.